Unser papierloses Büro mit Paperless-ngx und Brother ADS-1700W (2024)

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• Teil 1: Unser papierloses Büro mit Paperless-ngx und Brother ADS-1700W (Dieser Beitrag)
• Teil 2: Paperless-ngx: Unser Workflow im Detail
• Paperless ngx 1.13.00 – Updates und Barcodes

Das perfekte papierlose Büro war stets ein Ideal, welchem ich hinterhergelaufen bin. Tatsächlich sollte es bis 2022, dauern um dieses Ziel nahezu zu erreichen. Der Weg führte an verschiedensten Tools vorbei über die Jahre.

Angefangen hatte alles mit Evernote. Anfangs war das auch die perfekte Lösung (speziell die OCR Funktion), verlor jedoch immer mehr an Usability über die Zeit. Die Tags waren einfach nicht perfekt zu nutzen, Ordnerstrukturen undenkbar, wenn mehr als eine Ebene verwendet werden sollte und gemeinsame Nutzung von Notizbüchern bis heute noch nicht perfekt. Hinzu kamen immer steigende Preise sowie eine zwischenzeitliche Unklarheit, wie es mit dem Unternehmen grundsätzlich weiter geht.

Die Lösung dachte ich dann in dem jungen Unternehmen Nimbus Notes gefunden zu haben. Nimbus überzeugte mich durch eine perfekt zu organisierende Struktur mit Ordnern und Workspaces, einer offenen Produkt-Roadmap und Support sowie ein unschlagbarer Preis von knapp 20€ für 5 Nutzer. Es stellte sich heraus, dass das Nimbus Team es in 1,5 Jahren nicht geschafft hat, essentielle Funktionen und meistgewünschte Features wie Drag & Drop oder Import-Ordner umzusetzen. Stattdessen jedoch mehr damit beschäftigt war Refactoring zu betreiben und die Ausrichtung hin zu Business Funktionen zu verschieben. Ob das Anbetrachts großer Player wie bspw. Microsoft eine gute Idee war – mal abwarten. Letztendlich wurden die Preise nun auf 8€ pro Nutzer angehoben und somit teurer als Evernote.

Um Paperless-ngx auf einem Synology NAS betreiben zu können, benötigt es nicht besonders viel. Minimale Voraussetzung ist, dass die Disk Station die Möglichkeit bietet, Docker Container betreiben zu können. Um die offizielle Docker Erweiterung von Synology zu betreiben, benötigt ihr ein NAS mit x86 oder x64 Prozessor. Das schließt nur die kleineren Disk Stations mit ARM Prozessoren wie DS 216j oder DS 218j aus.

Ich betreibe Paperless-ngx auf einer Synology Disk Station 218+, welche ich mit Arbeitsspeicher auf 12GB aufgerüstet habe. Das läuft erstaunlich gut. Lediglich bei enormen Batch Aufgaben wie die ersten 300 initialen Dokumente spürt man die leicht zu schwache CPU. Im alltäglichen Einsatz, wo meist 5-10 Dokumente hinzugefügt werden, ist die niedrigere Performance nicht zu spüren. Grund für die Auslastung ist der OCR Prozess im Hintergrund.

Aus diesem Grund empfehle ich euch wärmstens auch den Nachfolger meiner Disk Station – Keine Produkte gefunden.

Was ich in Berichten immer wieder am spannendsten empfinde, ist der Weg. Also wie sieht unser papierloser Alltag denn nun konkret aus? Ob ein System letztendlich überzeugen und sich über längere Zeit durchsetzen kann, ist stark von der Usablity der Lösung ab. Unser Paperless Workflow scheint sich jetzt schon durchzusetzen, da er wirklich einfach nutzbar ist und der Zugriff auf Dokumente ebenfalls intuitiv geschieht.

Scan von Rechnungen, Post und anderen Papierdokumenten

Was ist Paperless-ngx

Paperless-ngx ist eine Community Weiterentwicklung des Projektes Paperless. Wie der Name schon sagt, hat es das Hauptziel, physischen Dokumenten den Kampf anzusagen. Es gibt einfach nichts Schlimmeres als diese Papierflut, die viele Unternehmen heute immer noch produzieren.

Paperless-ngx besteht im Backend aus einem Teil, der die komplette Indexierung- und Abarbeitungslogik übernimmt und durchsuchbare PDF Dokumente erzeugt, sowie einem Frontend-Teil, welcher die optische Aufbereitung der Dokumente und Funktionen wie Suche und manuelles Tagging für den Nutzer bereitstellt.

Paperless-ngx besticht vor allem durch folgende Features:

• OCR Engine für hochgeladenen Dokumente
  • Erzeugt durchsuchbare PDF/A Dokumente aus allem, was ihr im Consume Ordner ablegt
• Trainierbare Engine für automatisiertes Tagging von Inhalten (für Korrespondenten, Tags, Ablageorten und Dokumententypen)
• Automatisierte Aufnahme von Dokumenten aus E-Mail Accounts
• Verarbeitungs- und Aufgaben Queue, um stets den Überblick über den Status der Dokumente zu erhalten

Ich nutze Portainer um die Docker Container zu verwalten. Die beste Anleitung, um Portainer auf dem NAS zu installieren, findett ihr beiMarius (Links unten). Schaut am besten Mal bei ihm vorbei.

Portainer ist eine Open-Source-Software zur Verwaltung von Container-Plattformen wie Docker. Der Vorteil von Portainer ist, dass es Benutzern eine grafische Benutzeroberfläche (GUI) bietet, um die Container-Umgebungen zu verwalten und zu überwachen. In Portainer können Container erstellt, gestartet und gestoppt werden aber auch komplexere Aufgaben wie Container-Netzwerke zu verwalten oder Container auf die neuste Versionen zu heben.

Ordnerstruktur im Docker Verzeichnis erstellen

Sind Docker und Portainer im Synology NAS installiert, müssen die benötigten Ordner für Paperless angelegt werden. Dazu öffnet die Synology Oberfläche und ruft die File Station auf. Wechselt nun in das Verzeichnis für Docker und legt folgende Ordner an:

• paperdb
• paperedis
• paperlessngx
  • consume
  • data
  • export
  • media

    Ordnernstruktur für Paperless-ngx

Paperless Stack in Portainer anlegen

Nun wechseln wir zum eben angelegten Portainer. Ruft dazu die von euch hinterlegte Adresse und Port auf. Sollte die Installation oben problemlos verlaufen sein, solltet ihr diesen Login nun sehen.

Im nächsten Schritt wird der Portainer Stack angelegt. Klickt dazu auf der linken Seite im Menu auf den Punkt “Stacks” und wählt dann “Add stack”.

Im nachfolgenden Dialog muss ein Name für den Stack vergeben werden. Wählt hier einen passenden Titel. Standardmäßig ist der “Web editor” als Build Methode bereits hinterlegt. Kopiert hier das unten aufgeführte Skript hinein.

Ändert dabei unbedingt die rot markierten Stellen im Skript auf eure Umgebungsvariablen. Unter dem Skript findet ihr meine Hinweise dazu.

services:redis:image: redis:6.2container_name: paperless-redisrestart: alwaysvolumes:- /volume1/docker/paperedis:/data
db:
image: postgres:14
container_name: paperless-db
restart: always
volumes:
- /volume1/docker/paperdb:/var/lib/postgresql/data
environment:
POSTGRES_DB: paperless
POSTGRES_USER: paperless
POSTGRES_PASSWORD: paperless
webserver:
image: ghcr.io/paperless-ngx/paperless-ngx:latest
container_name: paperlessngx
restart: always
depends_on:
- db
- redis
- gotenberg
- tika
ports:
- 8777:8000
volumes:
- /volume1/docker/paperlessngx/data:/usr/src/paperless/data
- /volume1/docker/paperlessngx/media:/usr/src/paperless/media
- /volume1/docker/paperlessngx/export:/usr/src/paperless/export
- /volume1/scans:/usr/src/paperless/consume
environment:
PAPERLESS_REDIS: redis://redis:6379
PAPERLESS_DBHOST: db
USERMAP_UID: 1027
USERMAP_GID: 100
PAPERLESS_TIME_ZONE: Europe/Berlin
PAPERLESS_ADMIN_USER: EUER USERNAME
PAPERLESS_ADMIN_PASSWORD: EUER USER PASSWORD
PAPERLESS_URL: https://paperless.EURE REVERSE PROXY ADRESSE
PAPERLESS_ALLOWED_HOSTS: https://paperless.EURE REVERSE PROXY ADRESSE
PAPERLESS_OCR_LANGUAGE: deu+eng
PAPERLESS_TIKA_ENABLED: 1
PAPERLESS_TIKA_GOTENBERG_ENDPOINT: http://gotenberg:3000/forms/libreoffice/convert#
PAPERLESS_TIKA_ENDPOINT: http://tika:9998
PAPERLESS_ENABLE_UPDATE_CHECK: true
gotenberg:
image: gotenberg/gotenberg:7.4
restart: always
container_name: gotenberg
ports:
- 3044:3000
- 3000:3000
command:
- "gotenberg"
- "--chromium-disable-routes=true"
tika:
image: ghcr.io/paperless-ngx/tika
container_name: tika
ports:
- 9998:9998
restart: always

Hinweise zu dem Skript:

• Gotenberg Version 7.4
  • Ich erhielt immer wieder den Fehler 503 Server Error: Service Unavailable for url: http://gotenberg:3000/forms/libreoffice/convert#/forms/libreoffice/convert
  • Dieser Fehler trat immer dann auf, sobald ich eine Office Datei (docx) hochgeladen habe.
  • Vorerst konnte ich das Problem nur beheben, indem ich Gotenberg Version auf 7.4 festgezogen habe und nicht die latest (7.6) verwende.
• PAPERLESS_ENABLE_UPDATE_CHECK: true
  • Diese Funktion ist sinnvoll um immer informiert zu bleiben, sobald es eine neue Version vorhanden ist. Paperless informiert euch dann visuell wie im folgenden Bild zu sehen:
    
• USERMAP_UID und USERMAP_GID
  • Die User ID des NAS Users und die Grupen ID könnt ihr relativ einfach über SSH Zugriff herausfinden.
  • Stellt sicher, dass SSH Zugriff in Synology aktiviert ist:

    Synology Disk Station – SSH aktivieren

  • Öffnet das Terminal und verbindet euch mit folgendem Befehl auf euer Synology NAS

    ssh NASUSERNAME@NAS-IP -p22

  • Nun gebt den Befehl id gefolgt von dem Nutzername ein

    id NASUSERNAME

  • Es sollte eine Ausgabe ähnlich dieser erscheinen

    uid=1031(NASUSERNAME) gid=100(users) groups=100(users), 101(administrators)

• PAPERLESS_ALLOWED_HOSTS undPAPERLESS_URL
  • ich betreibe Paperless via Reverse Proxy, so dass ich auch ohne VPN darauf zugreifen kann. Die URL des Reverse Proxys sollte hier hinterlegt werden.

Den Stack deployen

Sind alle Optionen im Skript angepasst, klickt auf “Deploy the stack”. Nun wartet ein paar Minuten. Sollte alles funktioniert haben, könnt ihr Paperless-ngx nun über eure IP des Synology NAS und dem festgelegten Port (8777) aufrufen.

• Paperless-ngx arbeitet mit einem Ordner zusammen, der als Event-Trigger für das Verarbeiten von Dokumenten dient. Im Klartext: Immer dann, wenn in diesem Ordner Dokumente landen, zieht sich Paperless-ngx diese und verarbeitet sie. Diesen Ordner nutze ich als Ziel für den Brother Dokumentenscanner.

Ich nutze für den Konsumentenordner einen Freigegebenen Ordner in Synology. Das hat den Vorteil, dass sich dieser vor allem in MacOS schön mounten lässt.

Die Schritte dazu sind nicht schwierig:

• Verbindet euch auf das Synology NAS
• Ruft Systemsteuerung auf und wechselt zu “Freigegebener Ordner”
• Im DropDown “Erstellen” -> “Freigegebenen Ordner erstellen” wählen

• Name: einen Namen vergeben für den Ordner
• Die restlichen Checkboxen können im Standard belassen werden

Um Paperless-ngx nicht immer über die IP und den vergebenen Port aufrufen zu müssen, empfiehlt es sich, einen Reverse Proxy in der Synology Disk Station anzulegen.

Ein Reverse Proxy ist ein Server, welcher als Vermittler fungiert. Es kann verwendet werden, um mehrere Webserver hinter einer einzigen, öffentlich zugänglichen IP-Adresse zu verbergen. Ich nutze als SSL Anbieter LetsEncrypt. In Verbindung mit der Synology Disk Station lässt dieser jedoch nur ein SSL-Zertifikat pro externer Adresse zu. Aus diesem Grund nutzen wir den Reverse Proxy.

Hier sind die Schritte, um einen Reverse Proxy auf einer Synology NAS einzurichten. Zu aller erst muss das bestehende SSL-Zertifikat um die Möglichkeit erweitert werden, es als Wildcard zu nutzen.

Nachdem nun das SSL-Zertifikat konfiguriert wurde, kann der Reverse Proxy angelegt werden. Dies kann in der Synology Systemsteuerung unter “Anmeldeportal” (1) konfiguriert werden. Unter dem Punkt “Erweitert” (2) ist die Konfiguration für Reverse Proxy zu finden (3). Nach einem Klick darauf zeigen sich alle, bisher angelegte Reverse Proxys. In diesem Dialog kann nun der Punkt Erstellen verwendet werden, um einen neuen Reverse Proxy zu erstellen (4). Übertragt nun eure Daten analog der in meinem Beispiel (5). Wichtig ist hier als Protokoll HTTPS zu wählen sowie Port 443 und für das Ziel den Paperless Port 8777 auszuwählen.

Nun sollte Paperless-ngx unter der Domain paperless.meineDomain.myds.me erreichbar sein – und zwar ohne Port. Denn für die korrekte Weiterleitung kümmert sich nun der Reverse Proxy.

• Paperless-ngx Webseite mit weiterführender Dokumentation uns Getting Started Tipps
• Marius Bogdan Lixandru – Tipps und Tricks rund um Synology und Docker Images
• Quick Scan App im Apple App Store