Transcriptie
1 Handleiding BRIO PLW - Paperless Workflow
2 Inhoudsopgave PLW PAPERLESS WORKFLOW OPSTARTEN EN AFSLUITEN VAN DE PLW MODULE PLW OPSTARTEN PRESENTATIE MET MEERDERE TABBLADEN DE 3 MENU S Bestand Luik Extra DE 4 KNOPPEN DE WACHTRIJ OMVANG VAN UW GEGEVENSBANK BEHEER VAN DE VERBONDEN DOCUMENTEN VERBONDEN DOCUMENTEN CONSULTEREN VERRICHTINGEN MET VERBONDEN DOCUMENTEN DRAG & DROP BEHEER VAN LOKALE BESTANDEN DE STANDAARD MAP OP UW HARDE SCHIJF FILTERS EN SORTERINGEN EEN BESTAND TOEWIJZEN AUTO-PREVIEW BIJ TOEWIJZEN VAN EEN BESTAND AANPASSEN VAN DE GROOTTE VAN EEN FOTO BIJ HET TOEWIJZEN PARAMETERS VOOR HET TOEWIJZEN EN FILTEREN VAN DOCUMENTEN INTEGRATIE MET OUTLOOK: BEHEER VAN LOKALE S AAN EEN BRIO DOSSIER TOEWIJZEN AANVULLEN VAN HET ADRES VAN DE VERZENDER EEN GEDEELTELIJK TOEWIJZEN VANUIT BRIO VERZENDEN MET GEBRUIK VAN DE VOLLEDIGE OUTLOOK FUNCTIONALITEITEN BIJLAGEN MEESTUREN ONT-BIJLAGEN VAN EEN OMVANGRIJKE EEN DOORSTUREN EEN BEANTWOORDEN EEN BRIEF VERSTUREN PER ALS INHOUD VAN DE EXPORT VAN AFSPRAKEN, GEBEURTENISSEN EN TAKEN VANUIT HET ACTIVITEITENRAPPORT VAN BRIO NAAR OUTLOOK DE ACTIVITEIT EN HET VERBONDEN DOCUMENT IN HETZELFDE SCHERM AANPASSEN PERSOONLIJKE SCANS COMPRIMEREN VAN PDF BESTANDEN Pagina 2 van 58
3 PLW Paperless Workflow Deze module beoogt in de eerste plaats een vereenvoudigd en gebruiksvriendelijker beheer van verbonden documenten. Daarnaast is er ook voorzien in een volledige integratie van Outlook. De module PLW maakt gebruik van een nieuwe leefwereld (gebruikersinterface), de zogenaamde PLW Explorer. Om de PLW Explorer te kunnen gebruiken zijn er wel technische vereisten die gerespecteerd moeten worden. Systeemvereisten: Minimaal Windows XP Professional SP3, Windows Vista (Business, Home Premium) SP2 MS Office 2003 Pro Aanbevolen Windows 7 SP1 (Professional, Home Premium) (32 en 64 bits) MS Office (32 bits) Hardware vereisten: Minimaal Aanbevolen Processor Intel Pentium IV of gelijkwaardige AMD Intel Core 2 Duo of gelijkwaardige AMD Geheugen 1 Gb RAM 2 Gb RAM Het is ook aangewezen om met een breedbeeldscherm te werken. Het gebruik van de module PLW is optioneel. Binnen één en hetzelfde kantoor kan men op bepaalde pc s de PLW module gebruiken en op andere niet. Dus als uw pc s niet allemaal aan de technische vereisten beantwoorden, bent u geenszins verplicht ze allemaal onmiddellijk te vervangen. En zelfs op een pc die technisch in orde is voor de PLW, kan de gebruiker kiezen om de ene keer wel en de andere keer de PLW module niet op te starten. Pagina 3 van 58
4 1. Opstarten en afsluiten van de PLW module PLW Opstarten Het opstarten van de PLW module gebeurt via het menu Extra PLW Explorer V3. BRIO wordt nu afgesloten en opnieuw opgestart maar nu niet meer zichtbaar binnen de Internet Explorer, maar binnen de zogenaamde BRIO Explorer. Dit is een soort extra menu die bovenop BRIO geïnstalleerd wordt. Pagina 4 van 58
5 Opmerking: nadat u de PLW opgestart hebt via het menu «Extra», creëert BRIO automatisch een snelkoppeling op uw bureaublad. U kan de PLW Explorer ook rechtstreeks opstarten vanuit het Windows Start menu. Neem dan Programma s Portima PLW Explorer. Pagina 5 van 58
6 Opmerking 1: De eerste keer dat u de PLW Explorer opstart worden er een aantal programma s op uw PC geïnstalleerd. Dit kan enige tijd in beslag nemen. Nadien zal BRIO bij het opstarten van de PLW module steeds controleren of u over de meest recente versie beschikt, zo niet wordt deze automatisch geïnstalleerd. Pagina 6 van 58
7 1.2. Presentatie met meerdere tabbladen Binnen een enkele BRIO scherm beschikt u nu over meerdere tabbladen, waarbij elk tabblad eigenlijk een afzonderlijke BRIO sessie vormt. Door te klikken op het tabblad met de drie puntjes opent u telkens een nieuwe sessie. Bijgevolg is de knop om een nieuwe BRIO sessie te starten die voorzien was in de knoppenbalk van de PLWv2 verwijderd. Het aantal tabbladen is beperkt tot 10. Opmerking: het blijft echter mogelijk om met twee of meerdere afzonderlijke BRIO sessies te werken door BRIO meermaals op te starten of via de functie Extra Nieuwe PLW Explorer opstarten (ALT+N). Iedere sessie (elk tabblad) kan afgesloten worden door op het rood kruisje te klikken. Als u het laatste tabblad afsluit, dan opent BRIO automatisch terug een tabblad met het zoekscherm. Om BRIO in PLW mode volledig te verlaten moet u immers het kruisje helemaal bovenaan rechts gebruiken, ofwel de knop Afsluiten in het menu Bestand ofwel helemaal links bovenaan klikken op het BRIO logo en dan op Close (ALT+F4). Om het PLW luik te doen verschijnen, klikt u op een van de 4 knoppen in de knoppenbalk: verbonden documenten (F9), lokale bestanden (F10), lokale s (F11) of scanning (F12). Om het PLW luik terug te doen verdwijnen, klikt u opnieuw op de betreffende knop. Pagina 7 van 58
8 Wanneer u van tabblad verandert volgt het PLW luik automatisch mee. Dus als u in tabblad 1 op klant Maertens staat en u klikt vervolgens op het tabblad van klant Marechal, dan verschijnen in het PLW luik de verbonden documenten van klant Marechal. Het PLW luik volgt dus de BRIO navigatie. Alle tabbladen hebben natuurlijk betrekking op dezelfde gegevensbank. Kantoren die met meerdere gegevensbanken werken moet per gegevensbank een BRIO sessie starten. Het is dus niet mogelijk binnen dezelfde BRIO sessie tabbladen uit verschillende gegevensbanken te hebben. OPMERKING In het PLW-venster werd er onderaan rechts een schuifbalk geplaatst. Hiermee kunt u de karakters in het BRIO-scherm vergroten en verkleinen. De PLW knoppenbalk bevat 3 menu s, 4 knoppen, een wachtrij en een indicatie betreffende het volume van uw gegevensbank. Pagina 8 van 58
9 1.3. De 3 menu s De PWL Explorer kent 3 menu s: Bestand, Luik en Extra Bestand. Bestand Afsluiten : laat toe de PLW Explorer te verlaten. U kan de PLW Explorer ook afsluiten door op het kruisje bovenaan rechts te klikken of de toetsencombinatie ALT+F4 te gebruiken. BRIO vraagt een bevestiging. De overige mogelijkheden van het menu Bestand worden verderop uitgelegd. Bestand Alles downloaden Bestand Openen Bestand Eigenschappen Luik. Luik Verbergen - Tonen (F8): standaard staat deze functie aangevinkt, waardoor het luik niet getoond wordt. Het luik is een paneel dat u naast BRIO kan openen en waarin verbonden documenten, e.d. getoond worden. Om het luik te doen verschijnen, klikt u op de functie Verbergen, op de functietoets F8 of op een van de 4 iconen. Het luik verschijnt. U kan het luik terug doen verdwijnen door de functie Verbergen, de functietoets F8 of terug dezelfde icoon te gebruiken. Pagina 9 van 58
10 U kan het luik vergroten of verkleinen door de scheiding tussen het luik en BRIO te verslepen. Luik Links Rechts (F6): hiermee verplaatst u het luik van de linker- naar de rechterkant van uw scherm en omgekeerd. Luik Verbonden documenten (F9): toont het overzicht van alle bestanden die verbonden zijn aan het dossier waarin u op dat moment in BRIO actief bent. Staat u bijvoorbeeld in een contract, dan verschijnen de verbonden documenten van dat contract. Meer uitleg volgt in punt 2.1. Luik Lokale bestanden in een folder (F10): toont de bestanden die op de harde schijf van uw pc staan in de gekozen folder. Dit bijvoorbeeld met het oog op het uploaden van een bepaald bestand naar uw BRIO dossier. Meer uitleg volgt in punt 3.3 Luik Lokale s in Outlook (F11): opent de Inbox van uw Outlook met de bedoeling om bepaalde s te koppelen aan uw BRIO dossier. Meer uitleg volgt in punt 4.1. Luik Scanning (F12): laat toe rechtstreeks vanuit BRIO te scannen. Hiervoor moet er een lokale scanner aan uw PC gekoppeld zijn. Opmerking: u kan de 4 functionaliteiten Verbonden documenten, Lokale bestanden, s en Scanning ook terugvinden via de 4 iconen in de menubalk of via de 4 knoppen onderaan het PLW luik. Pagina 10 van 58
11 Extra. Extra Opstartscherm openen : laat toe om BRIO op te starten als u eerst de PLW Explorer opgestart heeft. Extra Lokale bestanden wissen : hiermee worden alle lokale bestanden die vanuit BRIO gedownload werden gewist, tenzij er een verschil bestaat tussen de lokale en de centrale versie van eenzelfde bestand. Meer uitleg volgt in punt 3.1. BRIO vraagt een bevestiging. Pagina 11 van 58
12 Extra - Voorkeuren : laat u toe om bepaalde standaard instellingen te kiezen (zie verder in deze handleiding). Extra Nieuwe PLW Explorer opstarten : zie de opmerking over Meer sessies openen op pagina 6. Extra Changer la langue : laat toe om de taal te wijzigen in het Frans. Dit heeft geen invloed op BRIO zelf. Enkel de taal van de PLW module wijzigt. Extra Info over PLW : toont welke versie van de PaperLess Workflow actief is. Extra Log openen : toont de log bestanden De 4 knoppen Deze 4 knoppen laten u toe om sneller de gewenste functionaliteit te kunnen opstarten. Meer informatie over deze knoppen vindt u verderop in deze handleiding. geeft toegang tot de verbonden documenten van het BRIO dossier waarin u staat. geeft toegang tot de lokale bestanden. geeft toegang tot uw lokale s. geeft u de mogelijkheid om rechtstreeks vanuit BRIO te kunnen scannen. Pagina 12 van 58
13 1.5. De wachtrij De wachtrij toont u alle documenten waarvoor de upload of download bezig is, of die in afwachting van de upload of download staan. Standaard staat de wachtrij bovenaan in het midden van uw scherm, maar u kunt de wachtrij verslepen naar eender waar op het scherm. Tijdens het up- of downloaden wordt er een venster geopend met de betreffende bestanden. Een cijfer geeft ook het aantal bestanden in de wachtrij aan. U kunt dit venster sluiten door op de knop rechtsboven te klikken. Het detail van de wachtlijst wordt ook onderaan in het midden getoond. Pagina 13 van 58
14 Het bestand waarvoor er een up-of download bezig is wordt aangeduid met dit symbool met een progressiebalk. en Belangrijk: de bestanden in up- of download passeren via dezelfde bandbreedte die gebruikt wordt om in BRIO te werken. Dat betekent dus dat het opladen van bestanden een invloed kan hebben op de performantie van BRIO. Vandaar dat de mogelijkheid voorzien werd om de up- of downloadsnelheid te wijzigen. Met de schuifbalk kan u de snelheid van de up- of download verlagen of verhogen, waardoor dus de performantie binnen BRIO zelf toeneemt of afneemt. Maar u kunt het up- of downloaden ook tijdelijk stopzetten. Klik daarvoor op de knop. De wachtrij gaat in de «pauzestand» staan. Het rood kruis wijst op de pauzestand. Om de wachtrij terug te activeren volstaat het om opnieuw op de knop te klikken. De up- of download wordt hervat. Dit laat u dus toe om bijvoorbeeld de wachtrij tijdens de middagpauze op te laden zodat het opladen geen nadelige invloed heeft op de werking van BRIO. Opgelet: als u de PLW Explorer (dus BRIO) volledig afsluit verwittigt BRIO u als er nog bestanden in de wachtrij staan. Sluit u BRIO toch af en start u BRIO later terug op, dan zal BRIO automatisch de bestanden in de wachtrij verder opladen. Opmerking: een up- of download die vastloopt wordt weergegeven met het symbool onder punt 4.4 Een ont bijlagen ). (zie verder Om het bestand te schrappen klikt u op de rechtermuisknop en dan op «Schrappen». Pagina 14 van 58
15 1.6. Omvang van uw gegevensbank. De PLW module toont u steeds de omvang van uw gegevensbank. Het volume per gebruiker bij Atos bedraagt MB. Ter herinnering: de limiet voor upload bedraagt 2MB. Pagina 15 van 58
16 2. Beheer van de verbonden documenten Verbonden documenten consulteren. Laat ons in eerste instantie bekijken hoe we de verbonden documenten van een dossier (betrokkene, contract, schade, risico-object) kunnen raadplegen wanneer we de PLW Explorer gebruiken. Wanneer u zich in een dossier bevindt kunt u op 2 manieren de verbonden documenten raadplegen: 1. de klassieke werkwijze via het menu Waarnaar toe en dan de knop Verbonden documenten. U krijgt dan een overzicht te zien zoals hieronder. 2. de andere werkwijze is via de PLW Explorer. U opent het luik en u neemt vervolgens de functie Verbonden documenten (zie hoger). Dit geeft volgend overzicht: Pagina 16 van 58
17 Het overzicht toont dus alle bestanden die verbonden zijn aan het dossier dat u in BRIO raadpleegt (zie de rechterkant van het scherm). Voor elk bestand wordt volgende informatie getoond: een symbool dat aanduidt wat soort bestand het betreft: Word, Excel, Access, PDF, JPEG, e- mail,... de naam van het bestand, bijvoorbeeld BKP025.doc. in bepaalde gevallen, bv. foto s of gescande documenten, een thumbnail van het bestand. de context (soort dossier) binnen BRIO waaraan het bestand gekoppeld is. Bijvoorbeeld betrokkenen, contract, schadegeval, of risico-object. een indicatie of het gaat om een verzonden dan wel een ontvangen bestand. detailgegevens van het dossier waaraan het bestand gekoppeld is. Bijvoorbeeld het nummer en de naam van de betrokkene, of het polisnummer e.d. de omschrijving die aan het bestand werd gegeven op het ogenblik van de verbinding (zie verder). datum en uur van de verbinding. grootte van het bestand. een gekleurd bolletje dat volgende betekenis kan hebben: rood: het bestand bestaat enkel op de centrale server (Atos). Dus in BRIO en niet lokaal op uw pc. groen: het bestand bestaat zowel op de centrale server als op uw pc en beide versies zijn identiek. grijs: (enkel geldig bij s) duidt aan dat de verbonden werd met een BRIO dossier. U beschikt over volgende knoppen in dit scherm: Weergave wijzigen en Vernieuwen van de lijst Pagina 17 van 58
18 Weergave wijzigen biedt u onderstaand menu dat toelaat om de presentatie van de bestanden of documenten te aanpassen (kleine of grote tegel) en de grootte van de karakters te wijzigen. Vernieuwen van de lijst laat toe om de getoonde lijst te vernieuwen U heeft ook de mogelijkheid om de verbonden documenten te filteren en te sorteren. Filteren U kunt hier tekst ingeven waarop gefilterd wordt. De filter werkt op de bestandnaam (ook de extensie, zoals.xls of.doc), de omschrijving, de referte, de datum en het uur. BRIO zoekt dan in de naam van het bestand, ongeacht de positie waar de karakters zich bevinden. Bijvoorbeeld fo zal enkel de foto overhouden. De filter wordt onmiddellijk actief zodra u een karakter in de zone Tekst ingeeft. U ziet de contextuele filter (betrokkene, contract, schade of risico-object) en de oorsprong filter (ontvangen of verzonden). Pagina 18 van 58
19 Opgelet: standaard staat de filter op dezelfde context gepositioneerd als de context van het BRIO dossier dat u raadpleegt. Als u dus een andere context wilt bekijken dient u eerst de standaardcontext uit te vinken. Dit laat toe om andere verbonden documenten te bekijken zonder eerst naar het betreffende dossier te moeten navigeren. U kunt ook via de rechtermuisknop filteren op ontvangen en/of verzonden documenten. De filter kan opgeheven worden via de knop in het menu of via de knop die onderaan het PLW luik staat. Deze laatste knop vermeldt ook het totaal aantal verbonden documenten. Pagina 19 van 58
20 Sorteren Sorteer de verbonden documenten door bovenaan links te klikken op Gesorteerd op. Door te klikken op Nieuwste bovenaan of Oudste bovenaan kiest u voor een aflopende of opklimmende volgorde. Hetzelfde effect kan u bekomen door met de rechtermuisknop op een verbonden document te klikken en vervolgens het menupunt Lijst sorteren te kiezen. Pagina 20 van 58
21 2.2. Verrichtingen met verbonden documenten. Via de rechtermuisknop beschikt u over een menu dat heel wat manipulaties met verbonden documenten toelaat. Dit menu voorziet volgende mogelijkheden: Openen: downloadt en opent het verbonden bestand. Afhankelijk van het soort bestand komt u terecht in Outlook, Word, Excel,... U vindt deze functie ook terug in het menu Bestand. Wijzigen (F2): laat toe om de omschrijving en/of de referentie die toegekend werden bij het verbinden van het bestand, te wijzigen. Onderstaand scherm verschijnt. Pagina 21 van 58
22 Filter: laat toe om filters toe te passen. Document schrappen: laat toe de aangeduide bestanden definitief te schrappen in de centrale gegevensbank (dus op de server bij Atos). BRIO vraagt bevestiging. doorsturen: beschikbaar voor s (zie infra punt 4.5). Toevoegen als bijlage: laat toe een document te selecteren om het aan een e- mail toe te voegen.(zie infra punt 4.3). Downloaden: deze functie biedt u de mogelijkheid om één of meerdere verbonden documenten te downloaden. Deze documenten komen op uw pc terecht in een map per betrokkene (zie hoger). Tijdens het downloaden verschijnt onderstaand icoon dat in tegenwijzerzin draait. Opmerking: er bestaat in het menu Bestand een functie Alles downloaden waarmee u in één keer alle verbonden documenten van het dossier waarin u staat kunt downloaden. Deze download kan natuurlijk enige tijd in beslag nemen, maar u kan in BRIO rustig verder werken. U kan zelfs zonder probleem van dossier of programma veranderen, de download loopt gewoon door. Fiche in BRIO openen: laat toe om de fiche in BRIO waaraan het bestand verbonden is te openen. Voorbeeld: u staat in het overzicht van de verbonden documenten van een verzekeringsnemer. Standaard toont BRIO u ook de documenten die verbonden zijn met contracten, schades of risico-objecten. Door gebruik te maken van de functie Verbonden Pagina 22 van 58
23 BRIO fiche openen kan u dus rechtstreeks naar het contract, de schade of het risicoobject navigeren. Fiche in BRIO openen in een nieuwe tab. Map openen: deze functie is enkel mogelijk indien het bestand in kwestie ook lokaal staat (bijvoorbeeld omdat het recent werd verbonden of omdat u het geopend of gedownload heeft). Via deze functie krijgt u de inhoud van de map te zien waarin het verbonden document zich bevindt. Als u de functie Lokale bestanden wissen in het menu Extra uitgevoerd heeft, zal de functie niet mogelijk zijn, gezien u daarmee alle lokale bestanden geschrapt heeft. Opmerking: BRIO maakt steeds een map per betrokkene aan. Deze map bevindt zich in een centrale map PLW documents in uw folder Mijn documenten. Lijst sorteren: laat toe om sorteringen toe te passen. Eigenschappen: opent het Windows scherm met de eigenschappen van het verbonden document Drag & drop U kunt in BRIO de functionaliteit Drag & drop gebruiken. Hoe gaat u te werk? Neem in BRIO de fiche verzekeringsnemer, contract of schade waaraan u het document wenst te verbinden. Open het luik Verbonden documenten. Minimaliseer het BRIO venster zodat u het document in een ander venster kunt ophalen. Pagina 23 van 58
24 Kies het bestand en sleep het naar het PLW luik van de verbonden documenten. Het venster om een document te verbinden verschijnt, zodat u het verder kunt invullen. Pagina 24 van 58
25 3. Beheer van lokale bestanden. Via Lokale bestanden kan u bestanden op de harde schijf van uw pc aan uw BRIO dossiers koppelen De standaard map op uw harde schijf Om de folder te bepalen waarin de lokale bestanden gezocht moeten worden klikt u op het PLW luik. bovenaan Als u klikt op de icoon naast Map toont BRIO u onderstaand venster dat toelaat om de standaardmap te kiezen. Alle folders worden bijgehouden in een historiek en u kunt snel wisselen tussen deze al gebruikte folders via het uitrol menu. Om een folder uit de historiek te verwijderen klikt u op het rode kruisje vooraan de lijn. Pagina 25 van 58
26 3.2. Filters en sorteringen Het is mogelijk om te filteren en om lokale bestanden op te zoeken via Zoek naar bestand. De opzoeking gebeurt aan de hand van de bestandsnaam en de extensie (bijv..xls). U kunt de lokale bestanden sorteren door bovenaan links te klikken op Gesorteerd op. Door te klikken op Nieuwste bovenaan of Oudste bovenaan kiest u voor een aflopende of opklimmende volgorde. Pagina 26 van 58
27 3.3. Een bestand toewijzen Zoals bij Verbonden documenten kunt u via de rechtermuisknop een menu oproepen. Dit menu is identiek aan het menu bij Verbonden documenten, maar bepaalde functies zijn niet mogelijk op Lokale bestanden. Via de knop Toewijzen gaat u het (de) aangeduide bestand(en) uploaden naar BRIO en koppelen aan het dossier dat op dit ogenblik actief is in het BRIO venster. Opgelet: als er geen enkel dossier actief is in BRIO, is de functie Verbinding maken ook niet beschikbaar. U moet dus eerst in BRIO het gewenste dossier openen en dan maakt u de verbinding. Door op de knop Toewijzen te klikken verschijnt volgende scherm: Pagina 27 van 58
28 Bovenaan links vindt u twee knoppen om het bestand te openen in preview of om het gewoon te openen. Deze laatste knop kan natuurlijk verschillen in functie van het soort bestand (Word, Excel, PDF, foto e.d.). Bovenaan rechts kan u aanvinken of het lokale bestand al of niet verwijderd mag worden. Dit is ook een voorkeurinstelling die u kunt aanpassen via Extra Voorkeuren Lokale bestand verwijderen na verbinding. U mag dit gerust bevestigen. Doordat het bestand zich nu op de centrale server bij Atos bevindt, zal Atos het opnemen in de dagelijkse back-up. Daarnaast kan u op eender welk moment het bestand terug downloaden. Opdat het document in de klantenzone zichtbaar zou zijn vinkt u het gepaste veld aan. Vervolgens kunt u de velden Omschrijving (verplicht), Soort document en Referentie invullen: Soort document heeft betrekking op een vaste genormaliseerde tabel en dit omwille van de uitwisseling met de maatschappijen. Als u in het veld Soort document een keuze maakt uit de tabel, dan wordt uw keuze automatisch overgenomen in het veld Omschrijving. U kunt echter de Omschrijving wijzigen. Opgelet: soort document is geen verplicht veld. Als u echter het verbonden document later als bijlage aan een ASWeb bericht wilt meesturen, is het soort document wel verplicht. U kunt het dus beter hier al invullen. Pagina 28 van 58
29 Omschrijving heeft echter betrekking op een vrije makelaarstabel: tabel nummer 973 Standaard omschrijvingen verbonden documenten (zie Tabellen - Makelaar tabellen). In deze tabel kunt u uw eigen omschrijvingen invoeren. Opmerking: Bij het toewijzen van een bestand en indien het soort document ingevuld wordt (niet verplicht), kan u door 2 maal gebruik te maken van de tabtoets, er voor zorgen dat BRIO de omschrijving invult aan de hand van het soort document. Als u vervolgens de omschrijving wijzigt en opnieuw de Tabtoets gebruikt, wordt de aangepaste omschrijving ook overgenomen in de omschrijving activiteit. Datum : veld voorzien waarin u de datum (verplicht) en het uur (facultatief) kunt wijzigen. BRIO(plus) neemt automatisch de dag datum als datum van het document. Het is echter niet mogelijk een datum in de toekomst in te geven. Om een activiteit aan te maken kan u het betreffende veld aanvinken. Dit is ook een voorkeurinstelling die u kunt aanpassen via Extra Voorkeuren Activiteit maken bij verbinding, zodat BRIO automatisch voorstelt om een activiteit te maken. Pagina 29 van 58
30 U kan ook aanvinken dat de melding onmiddellijk afgesloten mag worden. Dit is ook een voorkeurinstelling die u kunt aanpassen via Extra Voorkeuren Activiteit afsluiten bij verbinding. Verder kunt u de soort melding kiezen. Gaat het om een communicatie, dan verschijnt er een extra veld om het communicatietype in te geven. De soort activiteit wordt voortaan standaard ingevuld als «Communicatie Ontvangen briefwisseling». Ten slotte vult u de omschrijving in en de vervaldatum. Het is ook mogelijk een uur in te vullen. U kunt ook een begindatum invullen en de bestemmeling. Standaard wordt de gebruiker die het toewijzen uitvoert als bestemmeling van de activiteit voorgesteld. In het veld Correspondent kunt u filteren of via het vergrootglas familieleden van de verzekeringsnemer opzoeken, maar ook de betrokkenen in een contract of in een schadedossier (voor zover u natuurlijk in de context contract of schade bent). Nu kan u het uploaden bevestigen. Tijdens het uploaden verschijnt onderstaand icoon dat in wijzerzin draait op het bestand waarvan op dat moment de upload bezig is. Uw BRIO scherm is echter niet geblokkeerd, gezien het uploaden op de achtergrond gebeurt. U kan dus rustig verder werken en u moet evenmin in BRIO op het dossier blijven staan waarvoor de upload gebeurt. Pagina 30 van 58
31 3.4. Auto-preview bij toewijzen van een bestand Dit is een optie die u kunt activeren via het menu Extra voorkeuren Auto-preview bij toewijzen. Als deze optie geactiveerd is, wordt de preview in een afzonderlijk venster geopend, naast of boven op het eigenlijke toewijsscherm. Het is mogelijk om dit previewscherm te verplaatsen of te verkleinen, om ongestoord verder te kunnen werken in BRIO(plus). Is de optie niet geactiveerd, dan verschijnt er helemaal geen preview. Opgelet: om de grootte van een foto te kunnen wijzigen heeft u de preview nodig. De preview beschikt ook over knoppen om in- en uit te zoomen en om foto s te kantelen. (zie infra punt 3.5). Pagina 31 van 58
32 3.5. Aanpassen van de grootte van een foto bij het toewijzen Als u een foto oplaadt beschikt u nu over een aanvink knop die toelaat de grootte van de foto te wijzigen, zodat de foto binnen de limiet van 2MB valt en dit zonder de kwaliteit ervan aan te tasten. Selecteer de foto en kies Toewijzen in het menu door op de rechtermuisknop te klikken. BRIO opent het toewijsscherm en het scherm met de foto, maar dit laatste scherm kan zich onderin het toewijsscherm bevinden. Klik dan op de foto om deze naar het voorplan te halen. Pagina 32 van 58
33 Boven rechts in het venster verschijnt een knop JPEG kwaliteit. Als u in het aanvinkveld een vinkje plaatst, kan u de knop tot helemaal links schuiven, zodat u de grootte van de foto maximaal verkleint en de foto zonder problemen en zonder kwaliteitsverlies opgeladen wordt. Opmerking: om de grootte te wijzigen van foto s die via ontvangen werden, zie punt 4.5 Ontbijlagen van een omvangrijke opmerking 2. Pagina 33 van 58
34 3.6. Parameters voor het toewijzen en filteren van documenten In de Makelaarsgegevens (menu Extra Makelaargegevens ) werd een nieuw tabblad PLW voorzien. Dit tabblad is enkel zichtbaar als u werkt met de PLW(plus) actief. Opgelet: om de Makelaargegevens wat te verlichten worden een aantal tabbladen niet meer getoond. Het gaat om de tabbladen Identificatie, Volume en Opmerkingen. U kunt deze tabbladen bereiken via de knop Makelaargegevens vervolg in het menu Wat doen. Via het tabblad PLW kan u per context en sub context een aantal instellingen beheren om het toewijzen van documenten te automatiseren. U kunt gebruik maken van: Standaard omschrijving verbonden documenten (zie de makelaar tabel 973) Het aanvinkveld Zichtbaar klantenzone Categorie indien u met de PLWplus werkt. Om een instelling toe te voegen klikt u op Wijzigen en vervolgens op PLW parameter toevoegen in het menu Wat doen. Er wordt een lijn toegevoegd. Vervolledig de 4 velden in Detail PLW-parameter : Vertrekcontext: betrokkene, contract, schade of risico-object Sub context: in functie van de context Omschrijving: omschrijving verbonden documenten van de vrije tabel 973 Al of niet zichtbaar in de Klantenzone Pagina 34 van 58
35 NB: De sub contexten: Context betrokkene sub context = soort betrokkene Context contract sub context = vaste tabel Domeinen Context schade sub context = vaste tabel Domeinen Context risico-object sub context = soort risico-object Nadat u parameters hebt toegevoegd moet u de PLW wel opnieuw opstarten. In het voorbeeld hierboven werden er 3 parameters gemaakt binnen de context Betrokkene Verzekeringsnemer. Wat gebeurt er nu? Als u tijdens het toewijzen van een document vanaf de verzekeringsnemer klikt op het afrolmenu van het veld Omschrijving, toont BRIO enkel de 3 voor gedefinieerde documenten. De filterknop wijst er op dat er 3 van de 54 mogelijkheden weerhouden werden. Het is natuurlijk mogelijk om de filter op te heffen door op de filterknop te klikken. Kiest u nu een van de 3 mogelijkheden, dan wordt het veld Zichtbaar in de Klantenzone ook aangepast in functie van wat u op voorhand bepaald hebt. Pagina 35 van 58
36 4. Integratie met Outlook: beheer van lokale s Met deze functie kunt u een directe koppeling maken tussen BRIO en MS Outlook: u kunt dus uw Inbox van Outlook aanspreken om uw s te koppelen aan uw BRIO dossiers. Klik op het icoon Lokale s. Het is mogelijk om alle mailbrievenbussen (folders) te tonen waar u toegang toe heeft en dus niet enkel uw persoonlijke mailbrievenbus. Verder ondersteunt de module PLW ook de installaties met multi-profielen in Outlook. De Inbox en de Send Items staan altijd bovenaan de boomstructuur. Via de pijltjes voor de mailboxen kan u verder afdalen in de boomstructuur. Door naast de brievenbussen met de rechtermuis te klikken, kan u deze brievenbussen verversen. U selecteert de gewenste mailbrievenbus om de s te zien. Pagina 36 van 58
37 Zoeken naar een bepaalde kan u doen via de zone Zoek naar een . Er wordt op diverse criteria gezocht (verzender, onderwerp, datum, uur). Er werd een filter voorzien om te filteren op de gelezen en/of ongelezen s. Hiervoor moet u het menu van de rechtermuisknop gebruiken als u op een lokale staat. Pagina 37 van 58
38 4.1. aan een BRIO dossier toewijzen Om een te koppelen aan uw BRIO dossier, selecteert u de en klikt u vervolgens op de rechtermuisknop en kiest u Toewijzen. Het toewijsscherm verschijnt. Vul de nodige velden in (zie bij Lokale bestanden). Opmerkingen: BRIO maakt het verschil tussen ontvangen en verzonden s. Als u het veld Verwijderen na verbinding aanvinkt, wordt de geschrapt. U kan er ook voor kiezen dat altijd automatisch geschrapt wordt na het verbinden. Hiervoor kan u een parameter instellen via het PLW-menu Extra Voorkeuren- Lokale e- mail verwijderen na verbinding. Hierdoor wordt de mail automatisch naar de folder Verwijderde items verplaatst. Als een verbonden wordt, dan wordt de mail als gelezen gezet. Via het menu van de rechtermuisknop kan u ook zelf een als gelezen of ongelezen zetten. Pagina 38 van 58
39 4.2. Aanvullen van het adres van de verzender Wanneer u een wilt koppelen aan een BRIO fiche, heeft u nu de mogelijkheid om in het toewijsscherm het adres op te nemen en aldus BRIO bij te werken. Dit werkt indien er geen ingevuld werd in het tabblad Alg. 1 (of indien slechts één van beide adressen ingevuld is) en op voorwaarde dat de mail van buiten komt. In het toewijsscherm werd het veld «Toe te voegen » voorzien. Dit veld wordt opgevuld met het adres van de verzender. Opgelet: het veld «Toe te voegen » verschijnt niet indien er al twee adressen ingevuld zijn of indien het adres al bestaat in BRIO. BRIO overschrijft dus geen adressen. Wilt u het adres niet recupereren, vink het veld uit. Na toewijzing, gevolgd door een refresh van het scherm, zal het nieuwe adres zichtbaar zijn. Kies dus zelf om de functionaliteit al of niet te gebruiken via het menu Extra - Voorkeuren van de PLW(plus) balk. Pagina 39 van 58
40 4.3. Een gedeeltelijk toewijzen Als u nu een gedeeltelijk gaat toewijzen is het mogelijk om voor elke bijlage een verschillende omschrijving en activiteit in te geven. Het toewijsscherm beschikt daarvoor over een nieuwe knop gedeeltelijk verbinden. Door op deze knop te klikken kunt u elke bijlage afzonderlijk selecteren en aldus een afzonderlijke omschrijving en activiteit ingeven. Pagina 40 van 58
41 4.4. vanuit BRIO verzenden met gebruik van de volledige Outlook functionaliteiten. Wanneer de PLW Explorer actief is zal de knop maken anders werken dan wanneer de PLW- Explorer niet actief is. In het eerste geval wordt Outlook opgestart en maakt u de in Outlook zelf, in het tweede geval wordt de gemaakt via het vertrouwde scherm van BRIO. Wanneer u met de PLW versie een maakt, wordt het BRIO-scherm onmiddellijk vrijgegeven. Dus terwijl uw venster nog open staat kan u verder werken, naar een andere fiche navigeren, van daaruit bijlagen toevoegen (zie infra punt 4.3.). Als voorbeeld nemen we het versturen van een vanuit een schadedossier, waarbij de PLW Explorer actief is. BRIO biedt u een overzicht van alle betrokkenen die over een adres beschikken. U kiest de bestemmeling en klik op Naar Outlook gaan. Vervolgens komt u terecht in Outlook zelf. Pagina 41 van 58
42 Het adres werd ingevuld, er werd automatisch een onderwerp ingevuld en, indien u in Outlook een handtekening gedefinieerd heeft, staat deze automatisch onderaan het bericht. U kan nu alle functionaliteiten van Outlook gebruiken om uw verder af te werken, zoals o.a. kleuren, vetjes, onderlijnen, lettertypes, ontvangst- of leesbevestiging. U heeft nu in Outlook ook alle betrokkenen van het dossier in BRIO ter beschikking, voor zover deze betrokkenen over een adres beschikken. Om bijkomende bestemmelingen te kiezen drukt u op de knop Aan ( To in het Engels). Vervolgens kiest u de PLW Contactpersonen. U ziet nu alle betrokkenen van het BRIO dossier met een adres en u kan aldus een andere of bijkomende bestemmeling kiezen. Opmerking: vanzelfsprekend kan u ook de contactpersonen van Outlook zelf gebruiken. Pagina 42 van 58
43 4.5. Bijlagen meesturen Het is ook mogelijk wanneer de PLW actief is om bijlagen mee te sturen. Zowel bijlagen buiten BRIO als bijlagen die zich in BRIO in de Verbonden documenten bevinden. Vanuit het BRIO dossier klikt u in het menu Wat doen op maken en u kiest het adres van de bestemmeling. U komt in Outlook terecht. Minimaliseer het Outlook venster (via het streepje rechtsboven). U komt terug in BRIO. Pagina 43 van 58
44 Kies de bijlage(n) die u mee wenst te sturen in uw . U kunt hierbij gebruik maken van de multi select functie door de CTRL toets ingedrukt te houden. Klik vervolgens op de rechtermuisknop en kies de functie Toevoegen als bijlage. U komt terug in Outlook terecht en uw bijlagen werden aan de toegevoegd. Zodra u klikt op de knop verzenden vertrekt de en wordt de ook automatisch opgeslagen in BRIO in de Verbonden documenten. Als u achteraf de terug gaat consulteren in de Verbonden documenten dan krijgt u de te zien zoals deze verzonden werd: dus met opmaak, bijlagen, meerdere bestemmelingen e.d. Verder maakt BRIO ook automatisch een activiteit aan als u dat gevraagd heeft. Pagina 44 van 58
45 ont-bijlagen van een omvangrijke Wanneer een omwille van haar bijlagen te groot is om in BRIO opgeslagen te worden, beschikt u over de mogelijkheid om de te ont-bijlagen. Ter herinnering: de maximum grootte per bestand is 2MB. Wanneer er bestanden in de wachtrij staan toont BRIO onderaan het scherm de boodschap 1 wachtend. Als bovendien de upload mislukt is toont BRIO de melding 1 mislukt. Als u dan naar de wachtrij gaat ziet u de mislukte uploads staan. Ze staan aangeduid met een uitroepteken. Als u met de muis op het uitroepteken gaat staan krijgt u een tooltip met uitleg over de fout. Om te ont-bijlagen neemt u vanaf een mislukte upload opnieuw de functie Verbinden. BRIO splitst de nu in aan aantal s in functie van het aantal bijlagen, waarbij het eerste verbonden document de zelf is. Alle bijlagen hebben automatisch dezelfde omschrijving gekregen als de e- mail zelf. Pagina 45 van 58
46 U bent niet verplicht om alle bijlagen te behouden. U selecteert uit de verbonden documenten diegene die u niet wenst te behouden en u vernietigt ze via de Delete toets. De bijlagen die individueel nog steeds groter zijn dan de limiet van 2 MB, kunnen niet opgeladen worden. Er werd een voorkeurinstelling voorzien die u toelaat te bepalen dat een ontvangen met bijlagen altijd gedeeltelijk verbonden moet worden. Voorheen moest men elke keer opnieuw kiezen voor gedeeltelijke verbinding. Deze parameter is standaard geactiveerd. Om de parameter uit te zetten gaat u in de PLW balk naar het menu Extra Voorkeuren en vinkt u de parameter s met bijlagen steeds gedeeltelijk verbinden uit. Met de parameter geactiveerd worden de bijlagen automatisch aangevinkt en moet u enkel de niet gewenste bijlagen uitvinken. Pagina 46 van 58
47 Opmerkingen Bij het gedeeltelijk toewijzen van een , waarbij het veld aangevinkt is, wordt de volledige na het toewijzen verwijderd. Wanneer een foto s bevat en u wenst deze foto s te verbinden met BRIO(plus), dan is het programma om de grootte van de foto s te wijzigen niet beschikbaar. Dit komt doordat voor BRIO(plus), het om een gaat (een.msg bestand), niet om een foto. In dat geval kunt u ofwel de gedeeltelijk verbinden zodat BRIO(plus) de foto s individueel kan behandelen als foto, ofwel de foto s eerst lokaal opslaan en dan toewijzen Een doorsturen Het is mogelijk om een ontvangen of verzonden door te sturen. Hiervoor neemt u de functie doorsturen in het menu van de rechtermuisknop. Er verschijnt een zoekscherm. Het volstaat om in dit scherm enkele karakters te typen en BRIO gaat in heel de gegevensbank op zoek naar de mogelijke bestemmelingen. Pagina 47 van 58
48 U kiest uw bestemmeling en klikt op OK. Vervolgens komt u in Outlook terecht, in de door te sturen , met het adres van uw bestemmeling al ingevuld. Na het verzenden wordt de mail opgeslagen bij de verbonden documenten en wordt er, indien gevraagd, een activiteit opgemaakt. Bij gebruik van deze functie doorsturen vanuit een contract of schade, worden in het zoekscherm de betrokkenen van het contract of de schade al getoond. Pagina 48 van 58
49 4.8. Een beantwoorden Vanaf een in de verbonden documenten, klikt u op de rechtermuisknop. In het menu dat verschijnt, beschikt u over een functie beantwoorden, zodat u onmiddellijk een antwoord kunt sturen. U komt dan in Outlook terecht met de bestemmeling al ingevuld. Na verzending van de wordt deze automatisch opgeslagen binnen de verbonden documenten. Pagina 49 van 58
50 4.9. Een brief versturen per als inhoud van de Met BRIO kunt u vanuit de module briefwisseling een brief ook per versturen. De brief wordt dan als bijlage van het bericht verstuurd. Deze mogelijk blijft behouden, maar in de PLW module kan u de brief tevens als inhoud van het bericht verzenden Hoe werkt het? Hieronder een voorbeeld van briefwisseling vanuit het schadebeheer. Klik in het menu Wat doen op Briefwisseling maken. Selecteer daarna uw brief. In volgend scherm, kiest u Als inhoud en in het menu Wat doen. De knop Als inhoud en in het menu Wat doen zorgt ervoor dat in Word de brief wordt opgemaakt met invulling van alle variabelen. Vervolgens wordt de gehele brief rechtstreeks in de e- mail zelf geplakt, dus niet meer als bijlage. Pagina 50 van 58
51 4.10. Export van afspraken, gebeurtenissen en taken vanuit het activiteitenrapport van BRIO naar Outlook Om te kunnen exporteren moet u in het detailscherm van de afspraak, gebeurtenis of taak gaan staan. Vervolgens klikt u op de functie Outlook bijwerken in het menu Wat doen. De bijwerking gebeurt onmiddellijk en geeft als resultaat. Pagina 51 van 58
52 Een afspraak in BRIO wordt eveneens een afspraak in Outlook en dit volgens de datum en het uur van de afspraak in de activiteit van BRIO. Een gebeurtenis wordt afspraak voor de hele dag («all day event») op basis van de datum, het uur speelt hier geen rol. En een taak wordt eveneens taak in Outlook op basis van de datum en het uur van de activiteit in BRIO. Het is ook mogelijk om een afspraak, gebeurtenis of taak die reeds naar Outlook geëxporteerd werd, te wijzigen in BRIO en vervolgens via de knop Outlook bijwerken aan te passen in Outlook. BRIO zoekt dan de melding in Outlook op en past ze aan. Opmerking: momenteel is het nog niet mogelijk om een wijziging die in Outlook gebeurt aan de afspraak, gebeurtenis of taak bij te werken in BRIO De activiteit en het verbonden document in hetzelfde scherm aanpassen Bij het versturen van brieven, s en ASWeb berichten bestaat de mogelijkheid om een activiteit te maken en aan te vullen, maar de gegevens van het verbonden document konden op dat moment niet aangepast worden. Vandaar dat het scherm van de activiteit nu een bijkomend tabblad kent, Verbonden document genaamd, waar de volgende gegevens aangepast kunnen worden: oorsprong, zichtbaar in de klantenzone, documenttype, omschrijving, extensie, datum, uur, referentie, taal, opslagtype en termijn alvorens te archiveren of te schrappen. Pagina 52 van 58
53 De mogelijkheid om de activiteit en het verbonden document aan te passen kan u op verschillende manieren beheren: Via de verzendingsparameters in de makelaargegevens (zie het menu Extra Makelaargegevens en dan het tabblad Verzending ). Tijdens de verzending zelf, via het tabblad Opties. Pagina 53 van 58
54 Via de eigenschappen van de modelbrieven. Pagina 54 van 58
55 5. Persoonlijke scans Dit is een functie die toelaat rechtstreeks vanuit BRIO te scannen. Hiervoor moet er een lokale scanner aan uw PC gekoppeld zijn. Open het PLW-luik via de knop Scanning en klik vervolgens op de knop Nieuwe scan maken. U kunt ook met de rechtermuisknop in het PLW-luik klikken om het menu te activeren. Om te scannen hebt u 3 mogelijkheden: Vervolgens kunt u de gescande documenten toewijzen (F2). Andere mogelijkheden die voorzien zijn in het menu zijn: Pagina 55 van 58
56 6. Comprimeren van PDF bestanden PLW(plus) biedt de mogelijkheid om PDF bestanden bij hun toewijzing te comprimeren. Aanbevelingen en opmerkingen Er bestaan twee soorten PDF documenten: 1. De documenten die als PDF gegenereerd worden door middel van een programma waarmee tekst gemaakt wordt (Word, Excel, BRIO, ) via een toepassing zoals Adobe Acrobat, BRIO, een PDF printer of NitroPDF. In dat geval zal de compressie enkel betrekking hebben op de afbeeldingen. De tekst blijft altijd leesbaar omdat deze als tekst in de PDF werd opgenomen. 2. Gescande documenten. De tekst is in dit geval een afbeelding. Wordt de PDF gecomprimeerd, dan wordt de afbeelding met tekst eveneens gecomprimeerd met het risico dat de tekst onleesbaar wordt bij een te sterke compressie. Bovendien kunnen de afbeeldingen en dus de tekst van slechte kwaliteit zijn omwille van een kwalitatief slechte scanning. Het kan voorkomen dat bij een lage compressie de grootte van het bestand toeneemt in plaats van te verkleinen. Wij bevelen aan om altijd voorzichtig te zijn en de kwaliteit en leesbaarheid van ALLE pagina s van het gecomprimeerde bestand na te zien alvorens het document toe te wijzen en het origineel te schrappen. De compressie gebeurt tijdens de toewijzing in het preview scherm. U selecteert bijvoorbeeld een document in de Lokale bestanden en u start de toewijzing. Het toewijsscherm verschijnt samen met het preview scherm. In dit laatste scherm: Kiest u het compressieniveau: laag, midden of hoog. Pagina 56 van 58
57 U kunt zien dat de compressie bezig is. Vervolgens verschijnt het resultaat van de compressie.!! Controleer altijd de kwaliteit van het document, pagina per pagina alvorens verder te gaan met de gewone toewijsprocedure. Pagina 57 van 58
58 Pagina 58 van 58
